采购管理系统模板上线可直下！明确需求、数据议价、高效比价全搞定

解读时所运用到的采购管理系统，已然被制作成了完备的模板，能够直接进行下载以供使用，其位置在业务管理模板中心，而业务管理模板中心又处于企业数字化解决方案中心里，企业数字化解决方案中心中的具体内容是简道云 。

基础控场：把“买什么”“怎么买”说清楚

采购方面出现的杂乱状况，多数是从起始的第一步萌生的，这第一步呈现出需求缺乏明确性，预算处于不清晰状态，信息呈现出分散的情形。

想解决问题，首先要把“买什么”和“怎么买”落到实处。

1. 采购需求申请表

这是采购的起点。

谁提的需求、买什么、为什么买、有没有预算，全都要留痕。

很多企业最大的浪费就在这里：

这些都会导致重复采购、急单频发。

我曾见过一家工厂，

拥有了需求申请表，每一条信息均可实现系统化流转，能够自动进行编号，会自动朝着审批人方向流动。

需求清楚，后续环节才有序。

2. 物料基准价表

多数采购员首先的反应是“先对价格进行商谈”，然而却欠缺足够的底气，其谈判依靠的是印象以及经验。

物料基准价表解决了这个问题。

里面记载着历史采购的价格，市场平均的价格，成本所处的区间等各类信息，从而使得议价能够拥有数据方面的支撑 。

举例来说，你要采购一批螺丝，

采购从靠嘴皮变成靠数据，价格透明，谈判也更专业。

3. 供应商报价比对表

面对多供应商、多物料的情况，手工比价效率低、易出错。

可以将报价的供应商报价比对表，把交期以及付款条件全部拉到处于同一张表格里，由系统自动计算平均价，还有差价以及综合评分 。

这般做，不但能够节约时间，而且会使得采购决策具备可依据的凭据，公正公开且明晰透亮，在数据展现在眼前的状况下，哪一个人都无法钻空子。

公司内部再也不会出现“熟人供应商总被优先”的尴尬局面。

过程管控：让采购流程不再脱节

有了基础数据，采购流程的执行才可能顺畅。

要是订单环节出问题，合同环节与之脱节，到货环节又和前面两者不衔接，检验环节再出现状况，付款环节也被打乱，那么即便计划再好，也会变得混乱不堪。

4. 采购合同台账表

合同常常签完就消失。

如果你也经常遇到这样得情况，说明你非常需要合同台账表了——

合同台账表把合同编号、金额、交期、附件、履约状态集中管理。

采购、财务、法务都能一目了然，责任明确，风险可控。

就有那么一家公司，我曾经对其展开过调研，这家公司呢，出现过合同散落的情况，由于合同散落，致使关键供应商的价格条款被遗忘了，采购人员依据老价格进行付款，最终导致公司遭受了上百万的损失 。

合同台账一建，类似问题不再发生。

5. 采购订单执行表

采购订单执行表属于订单的执行记录，下达订单时会有记录，确认订单时会有记录，发货时会有记录，收货时也会有记录。

我见过这样场景：

大家互相催，沟通成本高，还容易出错。

存在订单执行表，系统会自行进行提醒，针对延误以及异常情况，采购无需群发消息催促，整个流程清晰且可供控制 。

6. 到货检验记录表

采购不是下完单就结束，质量问题如果不记录，后续会重演。

到货检验记录表可记录每一批次的合格率情况，能对异常处理予以记录在案，还能呈现退货状态，并且质检部门、采购部门以及供应商三方共享相关数据，使得责任清晰明确。

举个例字，

决策进阶：让采购从事务走向管理

在基础以及流程明晰之后，采购所具备的价值并非仅仅局限于“买到货”，而是能够借助数据来对决策予以支撑 。

7. 供应商考评表

对供应商而言，不能仅仅只进行价格方面的比较，需要通过考评表，对从综合质量、交期、响应速度到合作度等一系列指标，来形成相应的评分体系 。

成绩会被好供应商所看到，表现不佳的供应商存在数据来进行佐证，如此这般，不仅使得谈判变得更加专业，并且能够对供应商结构持续予以优化。

我曾目睹企业按照固定周期对供应商开展考评工作，察觉到一些长期存在拖延现象的规模较小的供应商耗费大量时间，在进行调整之后采购效率显著得到提升。

8. 采购策略矩阵表

首先，有一个采购策略矩阵表，它是依据物料的重要程度以及供应带来的风险，进而把物料划分成了这样几种类型，分别是战略型的，杠杆型的，瓶颈型的，常规型的。

不同类型有不同策略，比如：

这张表帮助采购从被动反应变成主动管理。

早时的采购常常是被动去应对价格，以及缺货情况，甚至还有临时需求，当下则能够按照计划来管理不同种类的物料，并且精准地施行策略 。

9. 采购付款计划表

现金流是企业大问题。

付款计划表提前规划付款节点，避免年底付款集中造成压力。

系统自动生成付款节奏，让财务和采购步调一致。

所以，采购能够将主动权把控在手，财务心里有了底数，不会再于情形紧急之时凑集资金，也不会再于毫无准备状况下进行审批操作。

资金使用更高效，也降低了企业风险。

10. 采购异常记录表

包含每一回的具体延误情况的异常记录表，记录着质量方面出现的问题，以及审批超出规定时间的状况，其所含数据能够被用于流程的复盘，进而实现流程的优化。

采购不可能零错误，但能看到错误轨迹，就可以持续改进。

我那进行调研的企业，借助对异常记录予以分析，发觉大部分的延误源自于审批环节，在实施针对性调整之后，发现平均订单周期缩短了20%。

总结

当这10张表都跑通了，采购流程就不再靠人盯。

表单是骨架，系统是血管，

我常说，采购管理的尽头，不是省钱，而是能预测。

若你的采购能够明晰未来的状况，而非每日都将目光聚焦于处理突发问题，如此这般才算是真正意义上的升级，。